Nama : Siti sakinah suandi

Kelas : SI19C

Universitas Nusa putra

Blog ini dibuat untuk menghimpun tugas dari bapak Dudih Gustian pada mata kuliah Pengantar Keamanan Sistem Informasi.

Setelah membaca dan memahami jurnal “MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERGURUAN TINGGI” dari A'ang Subiyakto. Saya akan menuliskan kembali garis besar yang ada pada jurnal tersebut.

 

 

MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERGURUAN TINGGI

 

Abstrak  

Perkembangan kemajuan teknologi informasi (TI) telah mencapai percepatan yang tidak dapat diduga. Hal ini menjadi permasalahan tersendiri bagi organisasi termasuk perguruan tinggi (PT) dalam mengenali perubahan arah dan sistem bisnis ke depan. Permasalahannya adalah bagaimana mengelola perubahan terkait pengembangan sistem informasi (SI). Banyak bukti menunjukan bahwa keberhasilan pengembangan SI bermanfaat secara signifikan. Sebaliknya, banyak PT lambat dan bahkan gagal untuk mencapai peningkatan kinerja yang diharapkan. Hal ini menjadi tantangan dan peluang dengan manajemen perubahan karena manfaat nyata dan efektifitas pengembangan SI sesungguhnya tetap berada di tangan PT sebagai pengguna.

1.     Pendahuluan

PT tidak cukup hanya dengan menerapkan strategi produk dan nilai saja yaitu kuantitas dan  kualitas lulusannya dengan memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang dimiliki. Pada era ini, PT  dituntut untuk memperhatikan dan mengelola arus informasi yang mengalir di dalam dan dari luar lingkungannya. Secara prinsip, eksistensi PT tidak tergantung pada penerapan dan pemanfaatan SI tetapi SI secara langsung akan memberikan keunggulan kompetitif kepada PT berhasil mengembangkannya. 

Kebutuhan organisasi termasuk PT untuk berubah sekarang ini menjadi lebih jelas dan dapat dikenali daripada beberapa tahun lalu Dan kemampuan penguasaan perubahan tidak hanya menjadi tugas tingkat manajemen puncak tetapi juga semua tingkatan manajemen di organisasi.  Untuk dapat menguasai perubahan secara berkelanjutan di lingkup organisasi diperlukan kesatuan kerangka berpikir dan komitmen bersama pada tingkatan vertikal dan horisontal dari struktur organisasi.  Upaya selanjutnya adalah menangkap sinyal perubahan, mengetahui di mana bisnis pendidikan tinggi berada pada kurva pertumbuhan, mengidentifikasi tantangan-tantangan, mendiagnosa kemampuan, kekuatan dan kelemahan organisasi. Greiner memberikan masukan berharga untuk ini dengan menjabarkan siklus pertumbuhan organisasi dalam lima tahap pertumbuhan yaitu : 1) kreatifitas, 2) pengarahan, 3) delegasi; 4) koordinasi dan 5) kolaborasi.

Menarik untuk menjadi perhatian adalah diidentifikasi juga pada kerangka tersebut empat bentuk krisis di antara tahapan pertumbuhan, mulai dari krisis 1) kepemimpinan, 2) otonomi, 3) kontrol 4) red tape  dan krisis ke-lima yang tidak disebutkan. Clarke menyatakan hal ini sebagai sebuah langkah ulang perubahan dalam suatu siklus pertumbuhan, sebagaimana dilakukan banyak organisasi mengembangkan bisnisnya secara berkelanjutan.  

2.     Peranan Sistem Informasi Bagi Perguruan Tinggi

Penerapan dan pemanfaatan SI jika dihubungkan dengan kondisi sekarang adalah bahwa manajemen PT dapat memperoleh manfaat pengembangannya sebagai alat bantu sistem kerja operasional dengan mengintegrasikan sistem kerja pengolahan data, administrasi dan pengambilan keputusan dengan cepat dan akurat. Selanjutnya menjadikannya strategi pengembangan SI secara berkelanjutan ini menjadi strategi memenangkan persaingan dalam bentuk penciptaan produk layanan baru menjadi daya saing menghadapi kompetisi sekaligus menjadi upaya pengendalian arah bisnis.

Peranan SI pada organisasi ini memiliki perbedaan jika dibandingkan dengan kepentingan sebuah perusahaan perbankan atau bahkan perusahaan pabrikasi. Warren McFarlan menyatakan bahwa terdapat paling tidak dua hal yang menyebabkan hal ini. Pertama, seberapa besar ketergantungan organisasi terhadap keberadaan TI dalam penciptaan produk atau jasa sehari-harinya, dan kedua,  tergantung seberapa besar perkembangan TI dapat menciptakan atau meningkatkan keunggulan kompetitif.

Bagian matrik pertama memperlihatkan bagaimana peranan TI sebagai tulang punggung dalam operasional bisnis sekaligus menentukan eksistensi perusahaan (strategic). Organisasi atau perusahaan perbankan termasuk dalam bagian matrik ini.  Perusahaan jenis ini secara signifikan memiliki keharusan untuk menerapkan dan memanfaatkan SI. Alasan untuk ini adalah bahwa mereka berusaha menjaga eksistensi bisnis utamanya pada pelayanan pelanggan yang notabene dari fungsi bisnis ini mereka juga mendapatkan nilai keuntungan tambahan.

Sebaliknya pada perusahaan pabrikasi yang bergerak pada jenis bisnis produksi barang, penerapan dan pemanfaatan SI hanya bertujuan mendukung fungsi bisnis back office-nya seperti pengolahan data keuangan, penggajian atau perencanaan produksinya (support). Ukuran kinerja perusahaan pada jenis bisnis ini tidak ditentukan berdasarkan kecangggihan TI yang dimiliki dan keberhasilan pengembangan SI tetapi lebih pada kualitas produk yang dihasilkan.

Bagian matrik ketiga adalah TI yang tidak secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan namun penggunaannya mutlak diperlukan. McFarlan menyebutnya factory, seperti mesin pada pabrik.

Terakhir adalah matrik turnover, pada bagian matrik TI secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan tetapi secara mendasar penerapan dan pemanfaatannya  tidak menentukan eksistensi perusahaan tersebut (turnover).

Dari matrik McFarlan di atas dapat diketahui bahwa penerapan dan pemanfaatan SI di PT secara prinsip menentukan daya saing dan tidak menentukan tingkat eksistensinya. Berbagai faktor dapat kita jadikan pertimbangan terkait kondisi riil saat ini mengingat teori tersebut muncul pada era tahun 1980-an , pertama, tingkat penyebaran pengunaan TI telah meluas pada semua bidang kehidupan dan kedua, percepatan  perkembangan TI demikian pesat mendorong perubahan cara berbisnis tidak terkecuali bisnis penyelenggaraan pendidikan tinggi. Pernyataan bahwa TI menentukan tingkat keunggulan bisnis dapat dipahami tetapi pernyataan bahwa TI tidak menentukan eksistensi PT dapat dipertanyakan kembali kebenarannya sehubungan dengan dua faktor di atas, apalagi jika mempertimbangkan konsep bisnis  yang berorientasi kepada pelayanan pelanggan.  

3.     Lubang Hitam Teknologi Informasi

Penerapan dan pemanfaatan TI seringkali tidak membawa manfaat seperti yang diharapkan. Banyak kasus yang menyebabkan kekecewaan dan hanya menjadi investasi mahal yang sia-sia tanpa memberikan manfaat yang diharapkan. Para pakar ekonomi menyebut hal ini sebagai  paradoks produktivitas. Banyak  organisasi merasa bahwa dana mereka hilang dalam sebuah lubang hitam [1] di luar batas kendali mereka.  Hal ini khususnya berkaitan dengan kekhawatiran bahwa pengeluaran untuk TI kini melampaui pengeluaran untuk barang modal lainnya. Meskipun potensi TI sebagai kunci pembuka transformasi bisnis tidak dipertanyakan, namun pertanyaannya adalah menyangkut bagaimana mendapatkan kunci potensi tersebut.

Satu di antara sekian banyak alasan mengapa TI gagal memberikan potensinya adalah bahwa penerapan dan pemanfaatan TI masih dilaksanakan dengan paradigma lama. Bukannya memusatkan perhatiannya pada bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan dan kemudian mempertimbangkan bagaimana peranan TI dalam mendukungnya. TI adalah alat bantu dan seperti halnya alat bantu lainnya, bagaimana menggunakan dan siapa penggunanya masih menentukan tingkat produktifitasnya. Dengan kata lain, masih ada kesalahpahaman di antara pengguna terhadap definisi TI dan SI.

Sebuah studi (Management in the 1990s) yang mengkaji masalah ini, berlangsung dari tahun 1984 sampai 1989 di Massachusetts Institute of Technology (MIT) menyebutkan bahwa organisasi-organisasi yang sukses dalam pengembangan SI adalah organisasi yang memandang SI tidak hanya sebagai upaya otomatisasi sistem kerjanya. Selanjutnya, Venkatraman, salah satu peneliti dalam studi tersebut mengidentifikasi lima tingkatan terkait transformasi bisnis berbasis TI.

Tingkatan ini dapat menjadi acuan strategi bagi manajemen organisasi termasuk PT dalam melihat bagaimana kerangka pengembangan SI. Ada 2 pilihan pendekatan, yaitu:

1). secara secara evolusioner melalui eksploitasi lokal unit atau bagian fungsi kerja dan kemudian mengintegrasikannya dalam satu kesatuan sistem kerja berbasis TI.

2).  secara revolusioner dengan mendesain ulang proses bisnis (Business Process Re-engineering-BPR), selanjutnya dengan mendesain ulang jaringan bisnis dan tingkatan mendefinisi ulang ruang lingkup bisnis.

4. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Pengembangan Sistem Informasi

Penerapan dan pemanfaatan SI telah menjadi tolok ukur kinerja bisnis di PT, hal ini dapat kita lihat dengan kewajiban penerapan dan pemanfaatan EMIS (Education Management of Information System) dalam pengurusan perpanjangan ijin program studi di Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) atau  masuknya SI sebagai salah satu indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators) dalam penilaian akreditasi Badan Akreditasi Nasional (BAN) PT. 

peranan strategis SI ini masih dianggap sebagai pelengkap dan menjadi pilihan terakhir yang pengembangannya sering kali dilaksanakan dengan pendekatan tambal sulam. Kesalahpahaman yang beralasan di antara pengelola PT terhadap SI adalah setelah ada overload pada sistem pengolahan data fungsi bisnisnya. SI hanya sebatas diposisikan sebagai alat bantu pengganti sistem kerja manual yang selama ini dianggap tidak layak. 

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu tingkat keberhasilan (critical success factors/CSF) pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Akademik  sebuah perguruan tinggi, yaitu: 1).ketersediaan sumber daya pendukung

2). keterlibatan pengguna (user)

3). ruang lingkup pengembangan

4). inisiasi sistem

5). kemampuan tim pengembang

6). pendekatan dan mtodologi pengembangan sistem

7). standarisasi model

8). dokumentasi proses

9). peranan strategis sistem

10). pengelolaan proyek pengembangannya.

5. Perubahan dan Tantangan bagi Manajemen Perguruan Tinggi

Percepatan perkembangan TI yang demikian pesat, regulasi dari peraturan pemerintah dalam bentuk akreditasi atau tuntutan globalisasi dunia pendidikan yang mulai menjadi ancaman dan tantangan di Indonesia. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana PT dapat merespon kondisi ini sekaligus menjadikannya peluang untuk menjaga eksistensi bisnis, memenangkan persaingan, menjadi pionir dan penentu arah persaingan bisnis. Upaya tersebut tentu diawali dengan keberhasilan PT dalam mengembangkan SI, mengadopsinya sesuai karakteristik bisnis intinya sebagai organisasi penyelenggara pendidikan tinggi dalam bentuk sistem informasi PT. Hal ini merupakan permasalahan tersendiri bagi PT tetapi juga merupakan peluang dan tantangan bagaimana menjadikan pengembangan SI.

Masalah kemanusiaan sering kali menjadi permasalahan utama dari pengembangan SI, tidak terkecuali di PT. Sebuah sistem yang layak secara teknis, layak secara ekonomis tetapi kemudian dinyatakan gagal pada tingkat operasional karena antagonisme, ketidakacuhan dan sekedar didiamkan atau sebuah upaya pengembangan oleh tim internal di PT yang juga layak secara teknis dan ekonomis menjadi perdebatan dalam penerapannya pada akhirnya dilupakan karena ketidaksiapan PT dalam pembiayaan untuk penerapan dan perawatannya. Dua kasus di atas adalah contoh kasus yang sama dengan permasalahan yang berbeda.

Grindley menyatakan hal ini sebagai penolakan terhadap sistem dalam bentuk :

1) Mengalahkan sistem, bila para manajer lini secara benar atau salah, mengangap perubahan sebagai tidak membantu atau mengancam dan sekedar tidak bekerjasama karena kesalahpahaman terhadap sistem.

2) Menyalahkan sistem, jika sistem menjadi kambing hitam dengan tingkat kerusakan atau salah prosedur dalam operasionalnya  karena pelatihan yang tidak berhasil dengan baik. 3) Mengabaikan sistem,  bila para manajer pada praktiknya tetap melanjutkan memakai sistem lama dan mengabaikan sistem baru karena operasional sistem baru tidak secara otomatis berhasil mengubah sistem kerja lama.

4) Pemaksaan terhadap sistem, khusus dalam hal ini, Grindley menyatakan bahwa adanya masalah kemanusiaan pada tim teknis yang hanya mengejar sasaran teknis tanpa mempertimbangkan sepenuhnya kepentingan bisnis terkait prosedur operasional bisnis yang tidak sesuai dengan karakteristik organisasi pengguna.

Sejalan dengan beberapa faktor kondisi saat ini yang mengharuskan PT di Indonesia untuk mengembangkan manajemen organisasinya berbasis TI, antara lain :

a) Percepatan perkembangan TI, dinamika perubahan saat ini menunjukan bahwa TI khususnya dalam pemanfaatan telah menjadi senjata dalam persaingan dunia pendidikan.

b) Efektifitas dan efisiensi proses bisnis, hal ini sejalan dengan tuntutan penggunaan resources yang semakin terbatas dengan kondisi krisis energi secara nasional dan global.

c) Kualitas produk,  penyebaran pengetahuan yang tidak kenal batas tempat dan waktu semakin menjadi tuntutan stakeholder dunia pendidikan terhadap kualitas produk layanan pendidikan yang lebih baik dan harga yang murah di masa depan (e-education).

d) Regulasi pemerintah, sebagai kontrol kualitas penyelenggaraan bisnis pendidikan yang antara lain adalah kewajiban akreditasi PT dan tuntutan kemandirian penyelenggaraan pendidikan tinggi yang saat ini dan 5) Lubang hitam TI, kenyataan masih adanya rasio kegagalan yang relatif tinggi di lingkungan PT dalam pengembangan SI. 

Faktor-faktor tersebut menuntut PT untuk meningkatkan kinerja organisasi PT secara dramatis dan signifikan Untuk itu, PT dapat mengambil pelajaran dari gambaran tingkatan transformasi bisnis berbasis TI oleh Venkatraman (Gbr. 2). Salah satunya adalah melalui business process re-engineering (BPR). BPR merupakan teknik manajemen perubahan melalui pendekatan revolusioner yang menggejala secara internasional sejak awal tahun 1990-an.

Peppard mengusulkan sebuah kerangka untuk melaksanakan BPR terkait dengan pengelolaan perubahan yang penulis hubungkan dengan pengembangan SI PT , yaitu :

1)      Menciptakan lingkungan, komitmen bersama di lingkungan internal organisai  masih menjadi faktor utama dalam keberhasilan proses bisnisnya. . Salah satu bentuknya adalah penciptaan kerangka strategis pengembangan SI, mulai dari visi, misi, sasaran sampai petunjuk operasional sistem. Hal ini memberikan pedoman bagi organisasi pada pelaksanaan pengembangan SI.

2)      Menganalisis, mendiagnosis dan merancang kembali proses, berdasarkan kerangka strategis yang telah dibuat sebelumnya selanjutnya sebuah kelompok kerja pengembangan SI dibentuk untuk menerjemahkan kondisi lingkungan tingkat strategis ke dalam sasaran manajerial berbasis TI sesuai karakteristik bisnis organisasi ke dalam sebuah model SI yang diinginkan.

3)      Merestrukturisasi organisasi, hal ini dilakukan sebagai upaya penyesuaian terhadap model SI yang telah dibuat. Secara khusus adalah struktur  organisasi bagian SI sebagai bagian pelaksana pengembangan SI selanjutnya.

4)      Membuat percontohan dan meluncurkannya, upaya ini dilakukan dalam rangka menjamin bahwa model SI yang dibuat dapat diimplementasikan dan mengeliminir resiko kerugian investasi TI. Di PT, hal ini dapat dilaksanakan dalam bentuk pengembangan SI di lingkup fakultas dengan model pengembangan SI tingkat universitas.

5)      Merealisasikan strategi,  langkah selanjutnya adalah menerapkan strategi pengembangan SI dengan pengembangan SI di lingkup universitas atau perguruan tinggi, tentunya dengan jaminan bahwa prototype yang sebelumnya dikembangkan di tingkat fakultas dapat dipastikan mampu meng-cover tingkat universitas atau perguruan tinggi.

 

6. Kesimpulan : Mendapatkan Manfaat dengan Manajemen Perubahan

Tidak dapat dipungkiri juga bahwa TI adalah komponen utama pada BPR, tidak hanya bahwa awal perkembangan paradigma BPR sejalan dengan perkembangan TI yang juga demikian pesat, tetapi dengan kondisi di Indonesia hal ini masih berlaku. BPR menfokuskan pada improvisasi pada level proses di dalam perusahaan [10], dan ada empat yang dapat dilakukan TI dalam meningkatkan kinerja PT melalui pengembangan SI, yaitu 1) Otomatisasi Proses, merubah cara penanganan sistem kerja dengan bantuan TI, 2)Penghilangan Proses, menghilangkan proses yang tidak perlu dengan alasan efisiensi, 3) Penyederhanaan Proses, menyederhanakan proses untuk mendapatkan pelaksanaan system kerja yang lebih cepat dan murah, dan 4) Pengintegrasian Proses, dengan mengintegrasikan dua atau lebih proses dalam satu proses untuk effektifitas proses dan efisiensi pelaksanaannya.

Walaupun pada kenyataannya tidak semua organisasi termasuk PT mampu menangkap peluang perubahan terkait pemanfaatan TI dalam bentuk pengembangan SI tetapi penting untuk dijadikan pelajaran berharga bahwa terdapat dua aspek dalam pengembangan SI yaitu aspek TI dan aspek manajerial terkait dengan proses bisnis dan manusia sebagai pelaksana perubahan.  

SEKIAN.

Maaf jika masih ada banyak kesalahan pada tugas ini.